Optimisation des achats indirects en entreprise : un levier stratégique souvent sous-estimé

Les achats indirects, aussi appelés achats hors production, représentent une part souvent négligée, mais significative des dépenses d’une entreprise. Pourtant, l'optimisation de ces achats peut générer des gains rapides et mesurables, tout en renforçant la performance globale.

Dans un contexte économique incertain où chaque euro compte, maîtriser ces dépenses devient un levier stratégique pour réduire les coûts sans impacter la qualité ou la productivité, améliorer la transparence et le contrôle sur vos fournisseurs, libérer des ressources pour investir dans l’innovation ou la croissance.

Chez Pockann Consulting, depuis Paris et l'Île de France, nous accompagnons les entreprises de toutes tailles dans l’optimisation de leurs achats indirects, en s’appuyant sur un réseau pluridisciplinaire de consultants expert pour vos achats indirects en BPO (Business Process Outsourcing). Chacun se focalise sur une problématique spécifique dont il a une connaissance solide et met en œuvre une méthodologie éprouvée.

Les achats indirects englobent l’ensemble des dépenses non liées à la production directe du produit ou service final.

Voici les principales catégories à optimiser :

• Énergie et fluides > Électricité, gaz, eau, carburants,

• Télécoms et data > Flotte téléphones mobiles, abonnements internet, solutions cloud,

• Gestion des déchets > Biodéchets, cartons & papiers, plastiques, métaux,

• Assurances IARD & ADP > RC Pro, AT salariés, locaux professionnels,mutuelle santé, prévoyance,

• Intérim et recrutement > Intérim, CDD, CDI, cabinets de recrutement,

• Maintenance > Machines et lignes de production, équipements informatiques, flotte automobile,

• Marketing et communication > Impression, prestataires digitaux, agences de création, agence web,

• Facility Management > Nettoyage, maintenance des bâtiments, gestion des espaces,

• Sécurité > Équipements, prestataires, formations,

• Restauration d’entreprise > Contrats de cantine, traiteurs, distributeurs automatiques,

• Prestations intellectuelles > Conseils juridiques, audit, coaching, formations.

Ces dépenses, souvent décentralisées et peu visibles, représentent en moyenne 15 à 30% du chiffre d’affaires d’une entreprise. Leur optimisation peut ainsi générer des économies significatives, parfois de l’ordre de 5 à 15% du budget global.

Les achats indirects sont souvent moins visibles que les achats de production, mais ils représentent un potentiel d'économies important. Une meilleure maîtrise de ces dépenses permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d'améliorer la performance opérationnelle et la qualité de service.

Les achats indirects pèsent lourd dans la structure des coûts :

• Multiplicité des fournisseurs : Un grand groupe peut compter des centaines de fournisseurs pour ses achats indirects, avec des contrats souvent mal négociés ou redondants.

• Diversité des postes : De la téléphonie à la restauration, chaque catégorie nécessite une expertise spécifique.

• Impact sur la masse salariale : Par exemple, un taux élevé d’accidents du travail ou de maladies professionnelles peut alourdir vos coûts indirects (cotisations, temps perdu, etc.).

• Manque de visibilité : Les données sont souvent dispersées entre plusieurs services (RH, achats, sites d’exploitation). Le Data Management est la clef de l’optimisation.

Des données fiables = pilotage de la rentabilité opérationnelle

• Processus peu formalisés : Les commandes sont parfois passées en urgence, sans analyse des besoins réels.

Quand on ne prend pas le temps d’acheter, on le paye !

• Gestion décentralisée : Chaque site ou filiale négocie ses propres contrats, limitant les économies d’échelle. Une démarche de centralisation des achats permet souvent de renforcer le pouvoir de négociation et d'harmoniser les pratiques.

L’union fait la force : pour peser dans la balance, il faut s’unir !

• Absence de suivi : Peu d’indicateur de performance achats / KPIs sont mis en place et suivi pour mesurer l’impact des achats indirects sur la performance globale.

On n’améliore que ce que l’on mesure !

• Téléphonie : Réduction de 20 à 30% des coûts en renégociant les forfaits ou en mutualisant les lignes.

• Facility Management : Optimisation des contrats de nettoyage et de sécurité, revisite des contrats de maintenance et mutualisation, avec des gains de 10 à 20%.

• Intérim : Réduction des coûts de recrutement en centralisant les besoins et en négociant des tarifs préférentiels, révision des besoins sur le taux intérim vs recrutement. Création de valeurs en boostant sa performance sociale et économique, qui en découle.

• Assurances : Audit des contrats pour éviter les doublons ou les garanties inutiles (jusqu’à 15% d’économies).

• Énergie : Juste définition des besoins, révision de sa dépendance aux énergies fossiles et mise en concurrence des fournisseurs pour réduire la facture (jusqu’à 10%) tout en améliorant sa résilience aux évènements géopolitiques et son impact environnemental.

Chez Pockann Consulting, nous proposons une approche structurée et adaptable, combinant expertise sectorielle et outils digitaux pour maximiser vos gains.

Qu'est-ce que le BPO achats indirects ?

Le BPO (Business Process Outsourcing) consiste à confier tout ou partie de la gestion de vos achats indirects à un partenaire spécialisé. Cette approche permet d'accéder rapidement à des compétences expertes, des outils de pilotage et des méthodologies éprouvées sans devoir constituer une équipe achats interne complète.

Avant de mettre en place des actions d'optimisation, il est essentiel de comprendre précisément comment sont gérés vos achats indirects. Nous réalisons un audit complet de vos fournisseurs, contrats, dépenses et processus afin d'identifier les principales sources de surcoûts, les risques éventuels et les opportunités d'amélioration.

Notre analyse permet également de comparer votre organisation aux bonnes pratiques du marché et de mettre en évidence les leviers les plus pertinents à actionner en priorité.

Exemple : une entreprise multi-site accompagnée par Pockann Consulting a découvert des écarts tarifaires allant du simple au double pour des prestations identiques de nettoyage et de maintenance selon les sites, sans coordination ni négociation centralisée.

À partir des enseignements de l'audit, nous construisons une stratégie achats adaptée aux enjeux et aux priorités de votre entreprise. L'objectif n'est pas uniquement de réduire les coûts, mais également d'améliorer la qualité de service, de sécuriser les approvisionnements et de renforcer la performance globale de l'organisation.

Selon le contexte, le plan d'action peut viser plusieurs objectifs :

• optimisation des dépenses,

• amélioration des délais,

• renforcement de la qualité des prestations

• ou encore mise en conformité avec les réglementations applicables.

Nous identifions les leviers les plus pertinents et définissons une feuille de route réaliste et mesurable.

Lorsque plusieurs sites ou entités sont concernés, nous travaillons également sur la mutualisation des achats afin de renforcer le pouvoir de négociation du groupe, tout en favorisant le partage des bonnes pratiques et une meilleure cohésion entre les équipes.

Pour garantir la pérennité des résultats, nous accompagnons la mise en place de processus structurés : critères d'évaluation des fournisseurs, procédures d'achats, outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs de performance.

Exemple : pour une PME industrielle du secteur agricole, nous avons mutualisé les achats de maintenance et d'énergie entre plusieurs sites. Cette démarche a permis de générer 12 % d'économies annuelles tout en conservant le même niveau de service. L'entreprise a également engagé une transition vers des énergies renouvelables, réduisant sa dépendance aux énergies fossiles et améliorant sa résilience face aux fluctuations du marché énergétique.

Une stratégie achats ne produit de résultats que si elle est effectivement mise en œuvre. C'est pourquoi nous accompagnons vos équipes dans le déploiement des actions définies afin de transformer les recommandations en gains mesurables et durables.

Notre intervention peut inclure la renégociation des contrats existants, l'accompagnement lors d'un changement de fournisseur ou d'outil, ainsi que la mise en place de nouvelles procédures adaptées à votre organisation. L'objectif est de sécuriser la transition tout en facilitant l'adhésion des équipes concernées.

Nous assurons également un suivi régulier des résultats obtenus grâce à des tableaux de bord et des indicateurs de performance permettant de mesurer les économies réalisées, d'identifier les écarts et d'ajuster les actions lorsque cela est nécessaire. Une gestion efficace des achats indirects repose sur une amélioration continue et une capacité à anticiper les évolutions du marché.

Enfin, nous accompagnons la montée en compétence de vos collaborateurs à travers des ateliers, du partage de bonnes pratiques et la diffusion d'indicateurs communs. Cette démarche favorise l'autonomie des équipes, développe une culture achats partagée et permet de pérenniser les résultats obtenus sur le long terme.

POCKANN apporte le pragmatisme marin et le bon sens paysan. Notre ADN breton puise ses racines dans l'agronomie, qu'elle soit terrestre à travers le monde agricole ou halieutique à travers le monde maritime.

Cette culture du terrain nous permet d'aborder les problématiques achats avec pragmatisme, méthode et efficacité. Nous intervenons aussi bien auprès de PME que de services Achats de grands groupes, dans des secteurs variés tels que la production agricole (meunerie, maraichage, polyculture / élevage, ), les armements de pêche (côtier, hauturier), l'industrie agroalimentaire, la distribution ou encore les secteurs cosmétique et pharmaceutique.

Notre force réside dans notre écosystème de partenaires experts spécialisés. Selon les catégories d'achats à optimiser et les objectifs recherchés, nous mobilisons les compétences les plus adaptées à votre projet.

Les enjeux liés à la téléphonie, à la data, aux déchets, à l'énergie, à la maintenance industrielle ou encore aux assurances nécessitent des expertises différentes. C'est pourquoi, nous faisons intervenir des spécialistes de leur domaine afin d'apporter des recommandations pertinentes et des résultats concrets.

Chaque catégorie d'achats bénéficie ainsi d'un accompagnement dédié, assuré par un expert maîtrisant les spécificités du marché, les pratiques fournisseurs et les leviers de négociation propres à son secteur.

Chez Pockann Consulting, nous privilégions une approche pragmatique et mesurable. Notre objectif n'est pas seulement d'identifier des pistes d'amélioration, mais de générer des résultats concrets et durables pour votre entreprise.

Chaque mission est pilotée à l'aide d'indicateurs de performance permettant de mesurer les économies réalisées, l'évolution des coûts, l'amélioration des processus et la maîtrise des risques. Cette approche garantit une vision claire des gains obtenus et facilite les prises de décision.

Au-delà de la réduction des dépenses, nous recherchons également des bénéfices durables : amélioration de la qualité de service, renforcement de la résilience face aux fluctuations du marché, optimisation des relations fournisseurs et montée en compétence des équipes internes.

Les achats indirects constituent l'un des gisements d'économies les plus importants et les plus sous-exploités dans de nombreuses entreprises. Leur optimisation permet non seulement de réduire les coûts, mais également d'améliorer le pilotage des dépenses, de renforcer la maîtrise des risques et d'améliorer la performance globale de l'organisation.

Les premiers bénéfices peuvent souvent être observés dès les premiers mois sur les postes les plus sensibles, tandis que les gains les plus structurants se concrétisent généralement sur une période de 6 à 12 mois. Chaque mission est pilotée à l'aide d'indicateurs définis avec nos clients afin de mesurer précisément les économies réalisées et l'atteinte des objectifs fixés.

Que vous disposiez déjà d'un service achats ou que vous souhaitiez structurer cette fonction au sein de votre entreprise, nous adaptons notre intervention à vos enjeux, vos ressources et votre niveau de maturité. Pour les PME notamment, les missions peuvent être déployées progressivement afin que les premières économies générées contribuent à financer les étapes suivantes de l'optimisation.

Prêt à identifier vos premières pistes d'économies ?