Réduction des coûts Achats et KPI de performance : pourquoi les entreprises passent du cost killing du prix facial à la recherche de création de valeur

Pendant longtemps, la performance de la fonction Achats a été résumée à une seule logique : obtenir des réductions de coûts. Dans de nombreuses organisations, le succès d’un acheteur se mesure encore au pourcentage d’économies négociées. Mais ce modèle atteint aujourd’hui ses limites.

Dans un contexte marqué par l’inflation, la volatilité des matières premières, les tensions géopolitiques et la déstabilisation des chaînes d’approvisionnement, réduire un prix ne garantit pas une meilleure performance globale. C’est même souvent le contraire : « le moins cher est rarement le moins cher ! »

Les entreprises les plus avancées adoptent désormais une approche différente : elles mesurent la création de valeur globale, et non plus uniquement les économies faciales. Elles réfléchissent de plus en plus en coût complet ou TCO (Total Cost of Ownership en anglais) avec en ligne de mire l’intégration des critères RSE dans l’évaluation des produits et des fournisseurs. Elles recherchent de la 3x Performance.

C’est précisément dans cette transformation que s’inscrit l’approche développée par POCKANN Consulting, combinant une expertise métier Achats, élargie à la Supply Chain, à la méthode Impact3 x Cortex, une IA agentique d’analyse des achats.

La sélection du fournisseur le moins cher, quasiment sur la base de ce seul critère car surpondéré, produit souvent des effets induits coûteux et invisibles à court terme :

• dégradation de la qualité

• augmentation des non-conformités

• rupture d’approvisionnement

• allongement des délais

• hausse des coûts logistiques

• surcharge administrative

Cela rogne l’efficacité de votre organisation, sa rentabilité financière, la motivation de vos équipes. C’est aussi parfois de l’insatisfaction client qui égratigne la relation commerciale alors qu’elle était saine et pérenne. Tout ça pour quelques centimes d’euros/kg qu’on n’a pas voulu payer !

C’est ce que l’on appelle chez POCKANN « le prix de l’emmerdement ! » : c’est trivial, mais tout le monde comprend. Et ce prix est toujours grandement sous-estimé, toujours.

Exemple 1 chez un transporteur

Il obtient 15 % de baisse sur une pièce technique lors de la révision de ces camions, à l’issue d’un appel d’offre de maintenance des véhicules.

Le bilan 6 mois plus tard : les coûts de non-qualité augmentent de 12 % à cause de cette pièce qui a lâchée sur plusieurs véhicules, qui ont dû être dépannés puis immobilisés plusieurs jours.

Exemple 2 en restauration collective

Un prestataire alimentaire moins cher entraîne des variations de qualité et enchaine des soucis de ponctualité des livraisons qui retarde le lancement en production. Certains produits sont refusés pour être re-livrés conformes le lendemain. La désorganisation interne finit par se voir et crée des insatisfactions client.

Le bilan tiré l’année suivante : tous clients confondus, les volumes de vente ont baissé de 10% et 1 gros contrat a été perdu dans un appel d’offres sans vraiment l’avoir vu venir.

Dans ces 2 cas de figures, l’engrenage est le même.

Les réclamations & retours fournisseurs ne sont plus rares. On monopolise donc, plus que de raison des ressources et du temps, pour l’agréage à réception. Cela n’est pas piloté avec des KPI clairs. On travaille à l’aveugle et on ne voit pas la situation se dégrader. En revanche, les équipes le ressentent au quotidien.

Les retours font perdre du temps et créent un risque de rupture, voire mettent réellement en rupture la production. Dans ce cas, c’est encore pire. Car comme cela coûtera trop cher d’arrêter la ligne de production, on se résout à accepter le produit contre une ristourne. Ristourne que ne couvrira jamais le coût du temps perdu, ni des pièces écartées en rebut et la baisse de qualité de votre produit. Là, on entre alors dans le cycle infernal de la dégradation de la qualité de votre prestation et de vos produits.

Cela finit toujours par se voir et se savoir chez vos clients… toujours. Certains clients se plaignent, on gère. Mais le pire, ce sont les clients qui ne disent rien, mais réduisent leurs commandes discrètement et que l’on finit par perdre. Conclusion : une économie visible peut masquer un coût global très élevé.

La question que l’acheteur et sa hiérarchie doivent se poser est : Est-ce vraiment une économie ?

1. Elle ignore les coûts périphériques

2. Elle dégrade la qualité fournisseur

3. Elle fragilise la supply chain

4. Elle désorganise et créé des risques opérationnels

5. Elle dégrade le service client

6. Elle bride l’innovation

Les directions Achats les plus performantes raisonnent désormais en coût complet ou coût total de possession (TCO), qui intègre :

• prix d’achat / prix facial

• maitrise logistique / ponctualité, chaine du froid, réglementation

• stockage / impact sur la trésorerie, durée de vie des produits, capacité supplémentaire

• qualité / écarts vis-à-vis du cahier des charges à la commande

• maintenance / coût périphérique à annualiser sur durée de vie d’un matériel

• coûts de non-performance / temps perdu et désorganisation induite

• risques fournisseurs / évaluation récurrent des fournisseurs

• impacts RSE / positifs ou négatifs pour l’entreprise et son image, ses salarié(e)s, la société

Les indicateurs historiques : économies négociées / savings ; nombre de fournisseurs ; taux de couverture achats ne suffisent plus.
Ces KPI mesurent le budget achats et non la performance réelle. Les directions achats avancées suivent désormais une nouvelle génération de KPI Achats sur les thèmes suivants :

• coût total de possession (TCO)

• performance qualité fournisseur / évaluation périodique des fournisseurs

• taux de service / OTIF

• risques fournisseurs / solidité financière

• résilience de la supply chain

• impact social et sociétal

• impact environnemental / décarbonation des Achats (Scope 3 Bilan Carbone)

• innovation fournisseur

• valeur créée pour l’entreprise / objective et subjective (exemple : image positive captant l’attention des nouveaux talents à recruter)

Pour le pilotage stratégique, le Data Management des Directions Achats avancées permet de suivre des KPI stratégiques spécifiques plus pertinents pour les COMEX. Exemples :

• contribution nette des Achats aux résultats

• impact sur la marge opérationnelle

• réduction des risques critiques pour l’activité

• amélioration du cash-out supply chain

• stabilité des approvisionnements

Les achats agroalimentaires combinent :

1. volatilité des prix matières

2. contraintes sanitaires

3. pression logistique en flux tendus et température dirigée

4. dépendance fournisseurs sur des marchés souvent structurellement pénuriques

5. saisonnalité des apports

Exemple avec une entreprise de mareyage

Une entreprise réduit ses coûts d’achat de poisson de 8 % par des achats d’opportunités avec des fournisseurs inconnus et non référencés. En parallèle, elle a augmenté ses pertes matière de 10 % liées à des produits de moindre qualité, mais sans suivi, ne s’en est pas rendu compte.
Les calibres hétérogènes de ces lots ont créé des difficultés sur la chaine de production vis-à-vis des cahiers des charges de ces clients. Cela a généré plusieurs retours de produits et des stocks de produits difficiles à vendre en stock.

Tout cumulé, après plusieurs mois de fonctionnement, la perte financière est de plus de 25%. Résultat : 8% de gagnés - 25% de perdus = 17 % de perte nette sur la rentabilité réelle, malgré une marge faciale qui semblait bien meilleure.

Les achats indirects représentent souvent 20 à 30 % des dépenses totales… mais restent peu structurés.

L'énergie, la maintenance, l'IT, l'intérim, le transport et le stockage, les prestations intellectuelles : Dans de nombreuses PME, 10 à 15 % d’optimisation sont possibles sans changement de fournisseurs. Juste avec un peu de mise en concurrence, via un Appel d’Offres, on peut se recaler sur le prix de marché objectif.

La méthode Impact3 permet d’évaluer tout ou partie de vos catégories d’achats ciblées.

On accompagne vos équipes pour la collecte de vos propres datas internes, la mise en forme des process d’acquisition, afin d’analyser votre propre activité. Ceci, non seulement pendant notre intervention, mais surtout après la fin de mission. Pour cela, nous pouvons former vos équipes pour une transmission progressive des savoirs et de nos savoirs-faire.

Les organisations disposent de données, mais pas toujours de capacité pour les analyser. Le tableau de bord 360° intègre des critères financiers mais aussi sociaux et environnementaux.

L’IA agentique Cortex permet l’analyse synthétique et rapide de vos catégories et propose des matrices stratégiques pour hiérarchiser vos priorités et structure vos vagues de projets Achats à déployer en priorité :

• analyse automatique des dépenses

• détection d’anomalies fournisseurs

• simulation de scénarios achats

• consolidation des KPI

• préparation des négociations

• calcul du coût global

Cas pratique - Industrie Agro-Alimentaire

• Avant Cortex : 3 semaines sur Excel avec consolidation datas et analyse stratégique

• Après Cortex : 3 jours pour identifier 18 % d’économies potentielles sur le budget de dépenses et les leviers d’optimisation à activer pour y parvenir. L’IA aide aussi à préparer l’appel d’offres et à le dépouiller ensuite !

Avant toute optimisation, il faut comprendre :

• la structure des catégories d’achats et les spécificités du clients (multisites, croissance externes)

• la structure organisationnelle (Achats vs Appros, Achats sauvages, Maturité des équipes)

• la maturité des KPI (existence, pertinence, data Management en place)

• la dépendance fournisseurs (identifier les mono-source, fournisseurs historiques et stratégiques)

• les leviers cachés (Toutes les économies cachées, souvent du côté des achats indirects)

Le diagnostic POCKANN permet de cartographier rapidement ces dimensions.

La fonction Achat est en train de changer de nature. Les Achats Responsables sont une autre manière de faire des économies de manière plus éthique et durable.

Elle ne se limite plus à réduire les coûts. Désormais, elle pilote les dépenses en générant de la 3x Performance et s’appuie sur l’IA. Les organisations les plus performantes ne cherchent plus à acheter moins cher, mais à acheter mieux, plus intelligemment et de manière mesurable et éco-responsable.

Avec la méthode Impact3 x Cortex et l’IA agentique, POCKANN Consulting accompagne cette transformation, fait émerger ces leviers de performance économique souvent invisibles dans les organisations traditionnelles.

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